Rechnung schreiben in Polen
Eine vorschriftskonforme polnische Umsatzsteuerrechnung (faktura) muss Namen, Anschriften und NIP-Steuernummern beider Parteien, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungs- und das Lieferdatum sowie eine positionsweise Aufschlüsselung mit Nettobeträgen, dem Umsatzsteuersatz und dem Umsatzsteuerbetrag je Satz und dem Bruttogesamtbetrag ausweisen. Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 23%, ermäßigte Sätze liegen bei 8%, 5% und 0%. Ab 2026 müssen die davon erfassten inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte Dokumente über das nationale KSeF-System ausgestellt werden und nicht mehr als einfache PDFs.
| Polen auf einen Blick | Detail |
|---|---|
| Währung | PLN (PLN) |
| VAT-Regelsatz | 23% |
| Steuer-ID | NIP |
| Papierformat | A4 |
| Übliche Zahlungsziele | 15 Tage netto |
| E-Rechnung | Wird eingeführt |
Format der Steuer-ID: NIP: 10 Ziffern, häufig in Gruppen geschrieben, z. B. 526-000-12-46; die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die NIP mit vorangestelltem PL (PL5260001246)..
Was Rechnungen in Polen enthalten müssen
- Das Wort „Rechnung“ und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum (und das Leistungsdatum, falls es davon abweicht)
- Name, Anschrift und NIP Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden (und dessen NIP, wo erforderlich, etwa bei Reverse-Charge-Umsätzen)
- Eine klare Beschreibung und die Menge je Position
- Der Nettobetrag je VAT-Satz, die angewendeten Sätze und der VAT-Betrag
- Der zu zahlende Gesamtbetrag in PLN
- Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg (Bankname, IBAN/Kontonummer)
- KSeF-Rechnungs-ID (wird automatisch vergeben, sobald die Rechnung angenommen wurde)
- Hinweis auf das Split-Payment-Verfahren (mechanizm podzielonej płatności) bei erfassten Umsätzen über 15.000 PLN
VAT & Reverse-Charge
Bei grenzüberschreitenden Aufträgen kommt es auf die richtige Formulierung an. Invoice Forever bietet fertige VAT-Hinweise für Polen, zum Beispiel:
- Umsatzsteuer zum Regelsatz von 23% nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz (ustawa o VAT).
- Innergemeinschaftliche Lieferung — 0% Umsatzsteuer gemäß Art. 42 des polnischen Umsatzsteuergesetzes / Art. 138 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie; die Umsatzsteuer wird vom Kunden geschuldet.
- Reverse Charge — die Umsatzsteuer ist gemäß Art. 196 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie vom Leistungsempfänger abzuführen (odwrotne obciążenie).
E-Rechnung in Polen
KSeF wurde am 1. Februar 2026 für Steuerpflichtige mit einem Umsatz 2024 von über 200 Mio. PLN verpflichtend und gilt seit dem 1. April 2026 für alle übrigen Steuerpflichtigen, auch für umsatzsteuerbefreite. Steuerpflichtige, deren monatlich in Rechnung gestellter Umsatz 10.000 PLN nicht übersteigt, dürfen bis zum 31. Dezember 2026 außerhalb von KSeF ausstellen. Rechnungen verwenden das FA(3)-Schema und gelten an dem Tag als ausgestellt, an dem sie an KSeF übermittelt werden; KSeF vergibt dann eine Nummer. Sanktionen gelten ab dem 1. Januar 2027.
Invoice Forever kann zusätzlich zum PDF eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 (UBL) exportieren (Beta) — das Format, auf dem die meisten dieser Vorgaben aufbauen. Den Versand übernehmen Sie weiterhin über Ihren eigenen Access Point, und in manchen Ländern ist zusätzlich ein eigenes nationales Format vorgeschrieben.
Die Regeln zur E-Rechnung ändern sich derzeit schnell. Prüfen Sie den aktuellen Stand immer bei der Krajowa Administracja Skarbowa (nationale Finanzverwaltung) und ihrer KSeF-Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, bevor Sie sich darauf verlassen — diese Seite bietet allgemeine Hinweise und keine Steuerberatung.
Zahlungsziele in Polen
Zahlungsziele von 14 bis 30 Tagen sind bei polnischen B2B-Rechnungen üblich. Gesetzliche Vorgaben begrenzen die meisten B2B-Zahlungsfristen auf 60 Tage, und auf überfällige Beträge fallen automatisch gesetzliche Verzugszinsen an.
Fragen zur Rechnungsstellung in Polen
Der Regelsatz beträgt 23%. Ermäßigte Sätze von 8%, 5% und 0% gelten für bestimmte Waren und Dienstleistungen, etwa für bestimmte Lebensmittel, Bücher, Arzneimittel und den öffentlichen Personenverkehr.
Ja. Eine polnische Umsatzsteuerrechnung muss die NIP des Verkäufers (10-stellige Steuernummer) und bei B2B-Umsätzen auch die NIP des Käufers ausweisen. Die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist schlicht die NIP mit vorangestelltem „PL“.
Für inländische B2B-Umsätze ja. KSeF wurde am 1. Februar 2026 für die größten Steuerpflichtigen und am 1. April 2026 für alle übrigen, auch umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige verpflichtend, jeweils im strukturierten FA(3)-Format. Nur wer monatlich höchstens 10.000 PLN in Rechnung stellt, darf bis zum 1. Januar 2027 warten.