Rechnung schreiben in Vereinigte Staaten
In den USA gibt es keine Mehrwertsteuer — die Sales Tax wird von Bundesstaat und Kommune festgelegt und gilt für Dienstleistungen häufig gar nicht. Eine US-Rechnung ist einfacher aufgebaut als eine europäische: Hier lesen Sie, was hineingehört — auf US-Letter-Papier und in Dollar.
| Vereinigte Staaten auf einen Blick | Detail |
|---|---|
| Währung | USD ($) |
| Sales Tax-Regelsatz | 0% |
| Steuer-ID | EIN |
| Papierformat | US Letter |
| Übliche Zahlungsziele | 30 Tage netto |
| E-Rechnung | Keine Pflicht |
Format der Steuer-ID: eine EIN — zwei Ziffern, ein Bindestrich und sieben Ziffern, z. B. 12-3456789 (auf Rechnungen optional).
Was Rechnungen in Vereinigte Staaten enthalten müssen
- Das Wort „Rechnung“ und eine eindeutige Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum
- Name, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
- Name und Rechnungsanschrift des Kunden
- Eine klare Beschreibung, Menge und Einzelpreis je Position
- Sales Tax separat ausgewiesen, sofern anwendbar
- Der fällige Gesamtbetrag in US-Dollar
- Zahlungswege — Bankverbindung/ACH-Daten oder akzeptierte Zahlungsmethoden
- Sales Tax nur dort, wo sie für Ihre Waren oder Dienstleistungen und Ihren Bundesstaat gilt
- Ihre EIN ist auf Rechnungen optional, wird im B2B-Geschäft aber häufig angegeben
Sales Tax & Reverse-Charge
Bei grenzüberschreitenden Aufträgen kommt es auf die richtige Formulierung an. Invoice Forever bietet fertige Sales Tax-Hinweise für Vereinigte Staaten, zum Beispiel:
- Sales Tax nicht anwendbar
- Steuerbefreit — Resale Certificate liegt vor
E-Rechnung in Vereinigte Staaten
In den USA gibt es weder eine Mehrwertsteuer noch eine bundesweite E-Invoicing-Pflicht. Üblich ist ein professionell gestaltetes PDF. Ein freiwilliges Interoperabilitätsnetzwerk (die DBNAlliance, ein Austauschnetz nach dem Vorbild von Peppol) ist 2024 an den Start gegangen, ist aber nicht vorgeschrieben.
Invoice Forever kann zusätzlich zum PDF eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 / Peppol BIS (UBL) exportieren (Beta) — das Format, auf dem die meisten dieser Vorgaben aufbauen. Den Versand übernehmen Sie weiterhin über Ihren eigenen Access Point, und in manchen Ländern ist zusätzlich ein eigenes nationales Format vorgeschrieben.
Die Regeln zur E-Rechnung ändern sich derzeit schnell. Prüfen Sie den aktuellen Stand immer bei dem IRS und Ihrer zuständigen Steuerbehörde auf Bundesstaatsebene, bevor Sie sich darauf verlassen — diese Seite bietet allgemeine Hinweise und keine Steuerberatung.
Zahlungsziele in Vereinigte Staaten
Net-30 ist das übliche Zahlungsziel im US-B2B-Geschäft, daneben sind Net-15 und Due on Receipt weit verbreitet. Einen gesetzlichen Verzugszins auf Bundesebene gibt es nicht — halten Sie eine etwaige Verzugsgebühr deshalb in Ihren Zahlungsbedingungen fest.
Fragen zur Rechnungsstellung in Vereinigte Staaten
Nein. In den USA gilt die Sales Tax, die jeder Bundesstaat und jede Kommune selbst festlegt und die für Dienstleistungen häufig nicht anfällt. Prüfen Sie die Regelungen Ihres Bundesstaats.
US Letter (8.5 × 11 in). Invoice Forever stellt automatisch auf Letter um, sobald Sie die USA auswählen — so wird das PDF korrekt gedruckt.
Vorgeschrieben ist sie nicht, viele Unternehmen geben auf B2B-Rechnungen aber eine EIN an. Einzelunternehmer können für die steuerliche Meldung eine SSN oder eine EIN verwenden.
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