Come fatturare in Polonia
Una fattura IVA polacca conforme (faktura) deve riportare denominazione, indirizzo e numero di identificazione fiscale NIP di entrambe le parti, un numero di fattura univoco, la data di emissione e la data della cessione, nonché un dettaglio riga per riga con gli importi netti, l'aliquota IVA e l'importo IVA per ciascuna aliquota, oltre al totale lordo. L'aliquota IVA ordinaria è del 23%, con aliquote ridotte dell'8%, del 5% e dello 0%. Dal 2026 le fatture B2B nazionali rientranti nell'ambito di applicazione devono essere emesse come documenti strutturati tramite il sistema nazionale KSeF, anziché come semplici PDF.
| Polonia in sintesi | Dettaglio |
|---|---|
| Valuta | PLN (PLN) |
| Aliquota VAT ordinaria | 23% |
| Identificativo fiscale | NIP |
| Formato carta | A4 |
| Termini di pagamento tipici | Pagamento a 15 giorni |
| Fatturazione elettronica | Introduzione graduale |
Formato dell’identificativo fiscale: NIP: 10 cifre, spesso scritte a gruppi, ad es. 526-000-12-46; il numero di partita IVA UE è il NIP preceduto dal prefisso PL (PL5260001246)..
Cosa deve contenere una fattura in Polonia
- La dicitura “Fattura” e un numero di fattura univoco e progressivo
- La data di emissione (e la data dell’operazione, se diversa)
- Ragione sociale, indirizzo e NIP della tua attività
- Nome e indirizzo del cliente (e il suo NIP in caso di reverse charge o di cessioni intra-UE)
- Una descrizione chiara e la quantità per ogni riga
- L’imponibile per ciascuna aliquota VAT, le aliquote applicate e l’importo VAT
- Il totale da pagare, in PLN
- Termini di pagamento, data di scadenza e modalità di pagamento (banca, IBAN/conto)
- ID della fattura in KSeF (assegnato automaticamente al momento dell'accettazione della fattura)
- Dicitura relativa al pagamento frazionato (mechanizm podzielonej płatności) per le cessioni interessate di importo superiore a PLN 15,000
VAT e reverse charge
Per le operazioni transfrontaliere, la formulazione corretta fa la differenza. Invoice Forever propone diciture VAT già pronte per Polonia, ad esempio:
- IVA applicata con l'aliquota ordinaria del 23% ai sensi della legge polacca sull'IVA (ustawa o VAT).
- Cessione intracomunitaria — IVA allo 0% ai sensi dell'Art. 42 della legge polacca sull'IVA / dell'Art. 138 della Direttiva IVA UE; l'IVA è assolta dal cliente.
- Inversione contabile — IVA assolta dal destinatario ai sensi dell'Art. 196 della Direttiva IVA UE (odwrotne obciążenie).
Fatturazione elettronica in Polonia
L'obbligo di fatturazione elettronica B2B tramite il sistema nazionale KSeF è entrato in vigore il 1° febbraio 2026 per i grandi contribuenti (fatturato 2024 superiore a PLN 200 milioni) e si estende a tutte le altre imprese dal 1° aprile 2026, con le microimprese a seguire dal 1° gennaio 2027. Le fatture devono utilizzare lo schema XML strutturato FA(3) e acquistano validità giuridica solo dopo che KSeF ha assegnato loro un numero di riferimento. È previsto un periodo transitorio privo di sanzioni fino al 31 dicembre 2026 e gli emittenti di dimensioni minori (vendite fatturate mensili fino a PLN 10,000) possono restare al di fuori di KSeF fino a tale data.
Invoice Forever può esportare una fattura elettronica strutturata EN 16931 / Peppol BIS (UBL) insieme al PDF (beta) — il formato su cui si basa la maggior parte di questi obblighi. L’invio resta a tuo carico, tramite il tuo access point, e alcuni Paesi richiedono un proprio formato nazionale.
Le regole sulla fatturazione elettronica cambiano rapidamente. Verifica sempre la situazione aggiornata con la Krajowa Administracja Skarbowa (Amministrazione fiscale nazionale) e la sua piattaforma di fatturazione elettronica KSeF prima di farvi affidamento — questa pagina offre indicazioni di carattere generale e non costituisce consulenza fiscale.
Termini di pagamento in Polonia
Per le fatture B2B polacche sono usuali termini di pagamento compresi tra 14 e 30 giorni. Le disposizioni di legge fissano per la maggior parte dei rapporti B2B un limite massimo di 60 giorni e gli interessi di mora legali si applicano automaticamente agli importi scaduti.
Domande sulla fatturazione in Polonia
L'aliquota ordinaria è del 23%. Le aliquote ridotte dell'8%, del 5% e dello 0% si applicano a beni e servizi specifici, quali determinati alimenti, libri, medicinali e trasporto pubblico.
Sì. Una fattura IVA polacca deve riportare il NIP del venditore (codice fiscale di 10 cifre) e, per le vendite B2B, anche il NIP dell'acquirente. Il numero di partita IVA UE è semplicemente il NIP preceduto dal prefisso 'PL'.
Per le operazioni B2B nazionali sì. KSeF è diventato obbligatorio il 1° febbraio 2026 per i contribuenti di maggiori dimensioni e dal 1° aprile 2026 per tutte le altre imprese, con l'utilizzo del formato strutturato FA(3); le microimprese vi si aggiungono dal 1° gennaio 2027.
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