Jak wystawiać faktury — Polska
Prawidłowo wystawiona polska faktura VAT musi zawierać nazwy, adresy i numery NIP obu stron, unikalny numer faktury, datę wystawienia i datę sprzedaży oraz zestawienie poszczególnych pozycji z kwotami netto, stawką VAT i kwotą VAT dla każdej stawki, a także kwotę brutto. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%, a stawki obniżone to 8%, 5% i 0%. Od 2026 roku krajowe faktury B2B objęte tym obowiązkiem muszą być wystawiane jako dokumenty ustrukturyzowane w krajowym systemie KSeF, a nie jako zwykłe pliki PDF.
| Polska w skrócie | Szczegóły |
|---|---|
| Waluta | PLN (zł) |
| Podstawowa stawka VAT | 23% |
| Numer podatkowy | NIP |
| Format papieru | A4 |
| Typowe terminy płatności | 15 dni |
| E-fakturowanie | Wprowadzane etapami |
Format numeru podatkowego: NIP: 10 cyfr, często zapisywanych w grupach, np. 526-000-12-46; unijny numer VAT to NIP poprzedzony prefiksem PL (PL5260001246)..
Co musi zawierać faktura — Polska
- Słowo „Faktura” oraz niepowtarzalny, kolejny numer faktury
- Data wystawienia (oraz data dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest inna)
- Nazwa i adres Twojej firmy oraz NIP
- Nazwa i adres klienta (a przy odwrotnym obciążeniu lub dostawach wewnątrzunijnych także jego NIP)
- Czytelny opis i ilość dla każdej pozycji
- Kwota netto dla każdej stawki VAT, zastosowane stawki oraz kwota VAT
- Łączna kwota do zapłaty, w PLN
- Warunki płatności, termin zapłaty i sposób płatności (nazwa banku, IBAN/numer rachunku)
- Numer identyfikujący fakturę w KSeF (nadawany automatycznie po przyjęciu faktury)
- Adnotacja o podzielonej płatności (mechanizm podzielonej płatności) dla objętych nią dostaw powyżej 15 000 PLN
VAT i odwrotne obciążenie
W transakcjach transgranicznych właściwe sformułowanie ma znaczenie. Invoice Forever oferuje gotowe adnotacje dotyczące VAT dla tego kraju (Polska), na przykład:
- VAT naliczony według stawki podstawowej 23% zgodnie z polską ustawą o VAT.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów — 0% VAT na podstawie art. 42 polskiej ustawy o VAT / art. 138 dyrektywy VAT UE; podatek rozlicza nabywca.
- Odwrotne obciążenie — VAT rozlicza odbiorca na podstawie art. 196 dyrektywy VAT UE (odwrotne obciążenie).
E-fakturowanie — Polska
Obowiązkowe e-fakturowanie B2B w krajowym systemie KSeF zaczęło obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (obrót za 2024 r. powyżej 200 mln PLN), a od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałe firmy; mikroprzedsiębiorstwa dołączają 1 stycznia 2027 r. Faktury muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym schemacie XML FA(3) i są prawnie skuteczne dopiero po nadaniu im numeru referencyjnego przez KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez sankcji, a najmniejsi wystawcy (miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 PLN) mogą do tego czasu pozostać poza KSeF.
Invoice Forever może wyeksportować ustrukturyzowaną e-fakturę w standardzie EN 16931 / Peppol BIS (UBL) obok pliku PDF (beta) — to format, na którym opiera się większość tych obowiązków. Wysyłkę nadal realizujesz przez własny punkt dostępu, a niektóre kraje wymagają swojego formatu krajowego.
Przepisy o e-fakturowaniu zmieniają się szybko. Zanim się na nich oprzesz, potwierdź aktualny stan u źródła (Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i na jej platformie e-fakturowania KSeF) — ta strona ma charakter ogólny i nie stanowi porady podatkowej.
Terminy płatności — Polska
W polskich fakturach B2B typowe są terminy płatności od 14 do 30 dni. Przepisy ustawowe ograniczają większość terminów płatności w transakcjach B2B do 60 dni, a od kwot przeterminowanych automatycznie naliczane są ustawowe odsetki za opóźnienie.
Pytania o fakturowanie — Polska
Stawka podstawowa wynosi 23%. Stawki obniżone 8%, 5% i 0% mają zastosowanie do wybranych towarów i usług, takich jak niektóre artykuły spożywcze, książki, leki czy transport publiczny.
Tak. Polska faktura VAT musi zawierać NIP sprzedawcy (10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej), a w sprzedaży B2B również NIP nabywcy. Unijny numer VAT to po prostu NIP poprzedzony prefiksem „PL”.
W krajowych transakcjach B2B — tak. KSeF stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm, z wykorzystaniem ustrukturyzowanego formatu FA(3); mikroprzedsiębiorstwa dołączają 1 stycznia 2027 r.
Wystaw fakturę — Polska. Za darmo.
PLN i VAT 23% już ustawione, format papieru A4. Bez rejestracji, bez znaku wodnego.
Wystaw fakturę — Polska