Jak wystawiać faktury — Polska
Prawidłowo wystawiona polska faktura VAT musi zawierać nazwy, adresy i numery NIP obu stron, unikalny numer faktury, datę wystawienia i datę sprzedaży oraz zestawienie poszczególnych pozycji z kwotami netto, stawką VAT i kwotą VAT dla każdej stawki, a także kwotę brutto. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%, a stawki obniżone to 8%, 5% i 0%. Od 2026 roku krajowe faktury B2B objęte tym obowiązkiem muszą być wystawiane jako dokumenty ustrukturyzowane w krajowym systemie KSeF, a nie jako zwykłe pliki PDF.
| Polska w skrócie | Szczegóły |
|---|---|
| Waluta | PLN (zł) |
| Podstawowa stawka VAT | 23% |
| Numer podatkowy | NIP |
| Format papieru | A4 |
| Typowe terminy płatności | 15 dni |
| E-fakturowanie | Wprowadzane etapami |
Format numeru podatkowego: NIP: 10 cyfr, często zapisywanych w grupach, np. 526-000-12-46; unijny numer VAT to NIP poprzedzony prefiksem PL (PL5260001246)..
Co musi zawierać faktura — Polska
- Słowo „Faktura” oraz niepowtarzalny, kolejny numer faktury
- Data wystawienia (oraz data dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest inna)
- Nazwa i adres Twojej firmy oraz NIP
- Nazwa i adres klienta (oraz jego NIP, gdy jest wymagany, np. przy odwrotnym obciążeniu)
- Czytelny opis i ilość dla każdej pozycji
- Kwota netto dla każdej stawki VAT, zastosowane stawki oraz kwota VAT
- Łączna kwota do zapłaty, w PLN
- Warunki płatności, termin zapłaty i sposób płatności (nazwa banku, IBAN/numer rachunku)
- Numer identyfikujący fakturę w KSeF (nadawany automatycznie po przyjęciu faktury)
- Adnotacja o podzielonej płatności (mechanizm podzielonej płatności) dla objętych nią dostaw powyżej 15 000 PLN
VAT i odwrotne obciążenie
W transakcjach transgranicznych właściwe sformułowanie ma znaczenie. Invoice Forever oferuje gotowe adnotacje dotyczące VAT dla tego kraju (Polska), na przykład:
- VAT naliczony według stawki podstawowej 23% zgodnie z polską ustawą o VAT.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów — 0% VAT na podstawie art. 42 polskiej ustawy o VAT / art. 138 dyrektywy VAT UE; podatek rozlicza nabywca.
- Odwrotne obciążenie — VAT rozlicza odbiorca na podstawie art. 196 dyrektywy VAT UE (odwrotne obciążenie).
E-fakturowanie — Polska
KSeF stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln PLN, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje wszystkich pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT. Podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 PLN, mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Faktury wystawia się w schemacie FA(3) i uznaje za wystawione w dniu przesłania do KSeF, który następnie nadaje im numer. Kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r.
Invoice Forever może wyeksportować ustrukturyzowaną e-fakturę w standardzie EN 16931 (UBL) obok pliku PDF (beta) — to format, na którym opiera się większość tych obowiązków. Wysyłkę nadal realizujesz przez własny punkt dostępu, a niektóre kraje wymagają swojego formatu krajowego.
Przepisy o e-fakturowaniu zmieniają się szybko. Zanim się na nich oprzesz, potwierdź aktualny stan u źródła (Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i na jej platformie e-fakturowania KSeF) — ta strona ma charakter ogólny i nie stanowi porady podatkowej.
Terminy płatności — Polska
W polskich fakturach B2B typowe są terminy płatności od 14 do 30 dni. Przepisy ustawowe ograniczają większość terminów płatności w transakcjach B2B do 60 dni, a od kwot przeterminowanych automatycznie naliczane są ustawowe odsetki za opóźnienie.
Pytania o fakturowanie — Polska
Stawka podstawowa wynosi 23%. Stawki obniżone 8%, 5% i 0% mają zastosowanie do wybranych towarów i usług, takich jak niektóre artykuły spożywcze, książki, leki czy transport publiczny.
Tak. Polska faktura VAT musi zawierać NIP sprzedawcy (10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej), a w sprzedaży B2B również NIP nabywcy. Unijny numer VAT to po prostu NIP poprzedzony prefiksem „PL”.
W krajowych transakcjach B2B tak. KSeF stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, w tym zwolnionych z VAT, z wykorzystaniem ustrukturyzowanego formatu FA(3). Tylko firmy wystawiające faktury na maksymalnie 10 000 PLN miesięcznie mogą poczekać do 1 stycznia 2027 r.