Jak wystawiać faktury — Stany Zjednoczone

Format numeru podatkowego: numer EIN — dwie cyfry, myślnik i siedem cyfr, np. 12-3456789 (na fakturach opcjonalny).

• Słowo „Faktura” oraz niepowtarzalny numer faktury
• Data wystawienia i termin płatności
• Nazwa, adres i dane kontaktowe Twojej firmy
• Nazwa klienta i adres rozliczeniowy
• Czytelny opis, ilość i cena jednostkowa dla każdej pozycji
• Sales Tax w osobnej pozycji, tylko tam, gdzie ma zastosowanie
• Łączna kwota do zapłaty, w dolarach amerykańskich
• Sposób zapłaty — dane bankowe/ACH lub akceptowane metody płatności
• Sales tax wyłącznie tam, gdzie dotyczy Twoich towarów lub usług oraz Twojego stanu
• Numer EIN jest na fakturach opcjonalny, ale w transakcjach B2B często się go podaje

W USA nie ma podatku VAT ani federalnego obowiązku e-fakturowania. Standardem jest profesjonalnie przygotowany plik PDF. W 2024 r. uruchomiono dobrowolną sieć interoperacyjności (DBNAlliance — węzeł wymiany działający na wzór Peppol), ale korzystanie z niej nie jest wymagane.

Invoice Forever może wyeksportować ustrukturyzowaną e-fakturę w standardzie EN 16931 / Peppol BIS (UBL) obok pliku PDF (beta) — to format, na którym opiera się większość tych obowiązków. Wysyłkę nadal realizujesz przez własny punkt dostępu, a niektóre kraje wymagają swojego formatu krajowego.

Przepisy o e-fakturowaniu zmieniają się szybko. Zanim się na nich oprzesz, potwierdź aktualny stan u źródła (IRS oraz właściwym stanowym organie podatkowym) — ta strona ma charakter ogólny i nie stanowi porady podatkowej.

Net-30 to typowy termin płatności w amerykańskim B2B; powszechnie stosuje się także Net-15 oraz Due on Receipt (płatność zaraz po otrzymaniu faktury). Nie istnieją federalne ustawowe odsetki za opóźnienie w płatnościach, dlatego ewentualne opłaty za zwłokę należy określić we własnych warunkach.